Städtepartnerschaftsverein Bad Pyrmont

Datenschutzordnung

Unser Datenschutz für Sie im Überblick

Datenschutzordnung im Städtepartnerschaftsverein Bad Pyrmont e.V.
Präambel

Der Städtepartnerschaftsverein Bad Pyrmont e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Vereinsbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

1. Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern im Rahmen der Vereinsverwaltung, von Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Vereinsveranstaltungen, z.B. Austauschmaßnahmen, internen Unternehmungen und Feierlichkeiten, für die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen.

2. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

3. Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten ist der

4. Städtepartnerschaftsverein Bad Pyrmont e.V., vertreten durch den jeweiligen Vorsitzenden.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, ggf. Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

3. Im Rahmen von Förderanträgen werden personenbezogene Daten der Teilnehmer an den Fördergeber weitergeleitet.

4. Im Rahmen von Austauschmaßnahmen werden personenbezogene Daten der Mitglieder und Teilnehmer an die Organisatoren der Austauschmaßnahmen in den Partnerstädten oder Transportunternehmen, wie Fluggesellschaft oder Hotelunterbringung weitergeleitet.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung, in Internetauftritten und in Presseberichten veröffentlicht.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen (Name, Vorname).

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Mitarbeiter Allgemeine Verwaltung zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Der Mitarbeiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern von Vereinsveranstaltungen werden den Vorstandsmitgliedern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als "bcc" zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Sollte die Zahl von 10 Personen erreicht werden, ist ein Datenschutzbeauftragter zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Mitarbeiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Mitarbeiter Öffentlichkeitsarbeit, den Mitarbeiter Allgemeine Verwaltung und den Administrator vorgenommen werden.

2. Der Mitarbeiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Mitglieder und/oder Teilnehmer von Vereinsangeboten ( z.B. Reisen) bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Facebook, Twitter, WhattsApp) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstandes. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben diese Mitglieder/Teilnehmer Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Mitarbeiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Mitarbeiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 10 Verarbeitung von Daten bei Besuch unserer Homepage

Wir betreiben diese Seite - www.stpv-bp.de - , um auf unsere Angebote / Veranstaltungen im Rahmen der Städtepartnerschaften Bad Pyrmonts aufmerksam zu machen und über unsere Partnerstädte zu informieren. Als Betreiber haben wir kein Interesse an der Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu Analyse- oder Marketingzwecken. Die rechtliche Grundlage bildet der Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO. Der Provider verarbeitet und nutzt keine personenbezogenen Daten, um über die Homepage des Städtepartnerschaftsverein e.V Bad Pyrmont Verträge durchzuführen oder Dienste zu erbringen, sowie Abrechnungen zu erstellen oder Forderungen einzuziehen. Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles Der Provider, bzw. Hostinganbieter, erhebt auf Grundlage berechtigter Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser Dienst befindet (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider. Logfile-Informationen werden aus Sicherheitsgründen maximal 7 Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen. Cookies, andere Speichertechnologien und Analysetools Wir verwenden weder Cookies noch andere Speichertechnologien auf unserer Webseite. Ebenso nutzen wir keine Webanalysedienste. Es sind keine Dienste anderer Anbieter (z.b. YouTube, Kartendienste) in unsere Website eingebunden, die ihrerseits Cookies und aktive Komponenten verwenden können. Verwendung externer Links Unsere Website kann Links zu Internetseiten Dritter, z.B. unserer Partnerstädte, enthalten. Nach Anklicken des Links haben wir keinen Einfluss mehr auf die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten, da das Verhalten Dritter naturgemäß unserer Kontrolle entzogen ist.Wir übernehmen für diesen Fall keine Verantwortung.

Ihre Rechte

a) Auskunfts- und Bestätigungsrecht

Sie haben das Recht, jederzeit von uns unentgeltliche Auskunft sowie Bestätigung über sämtliche personenbezogenen Daten zu erhalten.

b) Berichtigungsrecht

Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen, ebenso wie die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

c) Löschungsrechte

Sie haben das Recht, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist: Die personenbezogenen Daten wurden für solche Zwecke erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet, für welche sie nicht mehr notwendig sind. Sie widerrufen ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung stützte und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Sie legen gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein, und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gemäß Art. 21 Abs. 2 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein. Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet. Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem wir unterliegen. Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DS-GVO erhoben.

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist: Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von Ihnen bestritten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen. Die Verarbeitung ist unrechtmäßig, Sie lehnen die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangen stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten. Wir benötigen die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, Sie benötigen sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt und es steht noch nicht fest, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren überwiegen.

e) Widerspruchsrechte gegen die Verarbeitung

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstaben e oder f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten im Falle des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

f) Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche uns bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigem und maschinenlesbarem Format zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns, zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DS-GVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, sofern die Verarbeitung nicht für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, welche dem Verantwortlichen übertragen wurde. Ferner haben Sie bei der Ausübung ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 Abs. 1 DS-GVO das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

g) Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung

Sie haben das Recht die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen.

h) Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht sich jederzeit an eine Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die EU-Datenschutzgrundverordnung verstößt.

§ 11 Verarbeitung von Daten bei Besuch unserer Facebook-Seite

Gemeinsam Verantwortliche für den Betrieb der Facebook-Seite sind die Facebook Irland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland und der Städtepartnerschaftsverein Bad Pyrmont e.V. Wir betreiben diese Seite, um auf unsere Angebote/ Veranstaltungen im Rahmen der Partnerstädte Bad Pyrmonts aufmerksam zu machen und mit Ihnen als Besucher dieser Facebook-Seite in Kontakt zu treten.

Als Betreibende haben wir kein Interesse an der Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu Analyse- oder Marketingzwecken. Uns ist bekannt, dass Facebook Daten der Nutzer zu folgenden Zwecken verarbeitet: Werbung Erstellung von Nutzerprofilen Marktforschung Facebook setzt zur Speicherung und weiteren Verarbeitung dieser Informationen Cookies ein. Sofern der Benutzer ein Facebook-Profil besitzt und damit eingeloggt ist, erfolgt die Speicherung und Analyse. Die Datenschutzerklärung von Facebook enthält weitere Informationen zur Verarbeitung, Ihren Rechten und Widerspruchsmöglichkeiten.

§ 12 Löschung von Daten

Die rechtliche Grundlage bildet der Art. 17 DSGVO. Personenbezogene Daten werden gelöscht, wenn die Zwecke ihrer Erhebung nicht mehr notwendig sind (Austritt, Tod) die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden

Daten werden nicht gelöscht soweit eine Verarbeitung erforderlich ist zur Ausübung der Rechts auf freie Meinungsäußerung zur Erfüllung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse zu Archivzwecken zur Verteidigung von Rechtsansprüchen.

§ 13 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können geahndet werden.

§ 14 Inkrafttreten

Die Datenschutzordnung ist Bestandteil der Satzung des Städtepartnerschaftsvereins Bad Pyrmont e.V. Die Mitglieder haben auf ihrer Mitgliederversammlung am 8. Mai 2019 der Datenschutzordnung zugestimmt. Sie tritt damit am gleichen Tag in Kraft.